Surat Jalan Adalah: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dan menjadi bukti serah terima. Pelajari fungsi, isi, rangkap, contoh, dan versi digitalnya.
Oleh Tim Advotics · · Diperbarui · 3 menit baca
Ringkasan
- Surat jalan adalah dokumen yang menyertai setiap pengiriman barang, berisi rincian barang, pengirim, dan penerima, serta menjadi bukti serah terima.
- Fungsinya: daftar rinci barang yang dikirim, keterangan resmi transaksi, bukti penerimaan, dan dasar penagihan invoice.
- Isi minimalnya: identitas pengirim, nomor dan tanggal, alamat tujuan, jenis dan jumlah barang, keterangan, serta tanda tangan penerima, pengirim, dan petugas gudang.
- Surat jalan digital dengan bukti kirim elektronik (foto, tanda tangan, lokasi) mempercepat penagihan dan mengurangi dokumen hilang.
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari pengirim ke penerima, berisi rincian barang yang dikirim, dan ditandatangani penerima sebagai bukti serah terima. Dalam bahasa Inggris, dokumen ini dikenal sebagai delivery order atau delivery note.
Karena pengiriman melibatkan dua pihak, informasi barang harus jelas agar barang yang dikirim sama dengan yang diterima. Jika tidak sesuai, penerima bisa langsung mengajukan komplain dengan surat jalan sebagai acuan.
Apa fungsi surat jalan?
- Daftar rinci barang yang dikirim — jenis, jumlah, dan keterangan setiap barang.
- Keterangan resmi transaksi antara pengirim dan penerima.
- Bukti penerimaan — tanda tangan penerima menandakan barang sudah sampai dalam kondisi yang disepakati.
- Dasar penagihan — surat jalan yang sudah ditandatangani menjadi dokumen pendukung penerbitan atau penagihan invoice.
- Identitas perjalanan — dibawa sopir atau kurir selama barang dalam perjalanan.
Apa saja isi surat jalan?
Format surat jalan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, tetapi umumnya memuat:
- Kop surat berisi nama dan kontak perusahaan pengirim
- Nomor dan tanggal surat jalan
- Nama dan alamat tujuan pengiriman
- Jenis dan jumlah barang
- Keterangan barang (misalnya nomor batch, kondisi, atau catatan khusus)
- Tanda tangan penerima
- Tanda tangan pengirim atau sopir
- Tanda tangan petugas gudang
Berapa rangkap surat jalan dan untuk siapa?
Surat jalan kertas lazimnya dibuat rangkap tiga. Warna dan pembagiannya bisa berbeda di tiap perusahaan, tetapi pola yang umum:
| Rangkap | Warna umum | Disimpan oleh | Kegunaan |
|---|---|---|---|
| I | Putih | Kembali ke pengirim | Bukti barang telah diserahkan, dasar penagihan invoice |
| II | Merah | Penerima | Bukti barang telah diterima dalam kondisi baik |
| III | Kuning | Arsip pengirim (gudang/admin) | Catatan transaksi untuk arsip |
Apa saja jenis surat jalan?
Selain surat jalan pengiriman barang, dikenal juga surat jalan kendaraan, surat jalan keluar barang dari gudang, surat jalan alat berat, dan surat jalan dinas. Prinsipnya sama: dokumen yang menjelaskan apa yang dibawa, oleh siapa, dan ke mana.
Apa masalah surat jalan kertas?
- Lembar kembali terlambat atau hilang, sehingga penagihan invoice tertunda.
- Sulit dilacak — pengirim baru tahu barang sudah diterima setelah sopir kembali.
- Rawan salah tulis jumlah atau barang, yang baru ketahuan saat komplain.
- Arsip menumpuk dan sulit dicari saat audit.
Bagaimana surat jalan digital bekerja?
Dengan sistem pengiriman digital, delivery order dibuat di sistem dan langsung terhubung ke pesanan:
- Admin membuat delivery order dari sales order — tanpa menulis ulang.
- Rute dan pembagian kendaraan disusun otomatis sesuai kapasitas dan jadwal, seperti di Delivery Plan Advotics.
- Surat jalan masuk ke aplikasi sopir atau kurir.
- Di lokasi, penerima menandatangani di aplikasi. Foto barang, tanda tangan, dan titik lokasi dengan waktu tercatat sebagai bukti kirim elektronik.
- Status pengiriman langsung terlihat di kantor, dan penagihan bisa segera diproses — misalnya di Distribution Advotics yang menghubungkan sales order, delivery order, sampai invoice.
Surat jalan juga berkaitan dengan akurasi stok di gudang; pelajari cara menjaganya lewat 8 langkah stock opname. Ingin mendigitalkan pengiriman Anda? Hubungi tim Advotics.
Pertanyaan umum
Apa itu surat jalan?
Surat jalan adalah dokumen yang dibawa bersama barang saat dikirim dari pengirim ke penerima. Dokumen ini merinci barang yang dikirim dan ditandatangani penerima sebagai bukti barang sudah diterima.
Apa bedanya surat jalan dan invoice?
Surat jalan mencatat barang yang dikirim dan diterima, tanpa harus mencantumkan harga. Invoice adalah tagihan pembayaran atas barang tersebut. Surat jalan yang sudah ditandatangani penerima sering menjadi dasar penerbitan atau penagihan invoice.
Siapa yang membuat surat jalan?
Surat jalan dibuat oleh pihak pengirim — biasanya bagian gudang atau admin pengiriman — lalu dibawa oleh sopir atau kurir bersama barang.
Apakah surat jalan bisa dibuat digital?
Bisa. Dengan aplikasi pengiriman, surat jalan dibuat di sistem, dikirim ke aplikasi sopir, dan penerima menandatangani secara elektronik. Foto barang dan titik lokasi pengiriman ikut tercatat sebagai bukti.
